WIK-brief
U wilt een incassoprocedure starten? Vergeet dan de WIK-brief niet! Deze is wettelijk verplicht bij een B2C vordering.
Wat is een WIK-brief?
Een WIK-brief is een wettelijk verplichte laatste aanmaning die aan een consument moet worden gestuurd voordat incassokosten mogen worden berekend.
Wettelijke eisen voor de WIK-brief
De brief moet voldoen aan strikte wettelijke eisen, waaronder een betalingstermijn van 14 dagen na ontvangst en een duidelijke vermelding van de verschuldigde incassokosten. Wanneer de WIK-brief onjuist is opgesteld of niet correct wordt verzonden, wordt de incassoprocedure belemmerd.
WAT MOET ER IN EEN WIK-BRIEF STAAN?
De wet stelt duidelijke eisen aan de inhoud van de WIK-brief. De brief is alleen geldig wanneer alle verplichte onderdelen correct zijn opgenomen. Het gratis Pré-Incasso pakket van Flanderijn bevat een concept WIK-brief die voldoet aan de wettelijke eisen.
Verplichte onderdelen:
- Het openstaande bedrag
- Een betalingstermijn van 14 dagen
- Een duidelijke vermelding dat deze termijn start na ontvangst
- Het bedrag aan incassokosten als het openstaande bedrag niet wordt voldaan
- De aankondiging dat incassokosten bij uitblijven betaling in rekening worden gebracht
Waarom is het belangrijk om de juiste WIK-brief te sturen?
Voorkom juridische afwijzing: Een onjuiste of onvolledige formulering kan ertoe leiden dat incassokosten niet afdwingbaar zijn.
Verhoog de kans op betaling: Een duidelijke, professionele brief waarin de consequenties van het niet voldoen van de factuur duidelijk worden gemaakt, verhoogt de kans op betaling.
Bouw aan vertrouwen: U laat zien dat u zorgvuldig handelt.
Essentieel bewijsstuk: Bewijs van verzending (bijvoorbeeld aangetekend) speelt een rol in de incassoprocedure.
Twijfelt u of uw huidige WIK-brief volledig voldoet? Met het gratis Pré-Incasso pakket van Flanderijn ontvangt u een concept WIK-brief.
Een betalingstermijn van 14 dagen
De betalingstermijn in een WIK-brief bedraagt 14 dagen na ontvangst van de consument. Formuleringen waarbij de termijn start op de dagtekening of verzenddatum zijn juridisch onjuist. Om discussies over de ontvangst te voorkomen, hanteren veel ondernemers een iets ruimere termijn, bijvoorbeeld 15 dagen.
Verzending van de WIK-brief
U mag de WIK-brief per post of per e-mail verzenden, mits aannemelijk kan worden gemaakt dat de brief de consument heeft bereikt. Het is dan ook belangrijk dat u goed vastlegt wanneer en hoe de verzending heeft plaatsgevonden. Wij adviseren u de WIK-brief zowel aangetekend per post en per e-mail met ontvangstbevestiging. Bij een eventuele gerechtelijke procedure moet u kunnen aantonen wanneer en hoe de WIK-brief is ontvangen.
Veelvoorkomende fouten bij WIK-brieven
In de praktijk zien we regelmatig fouten in WIK-brieven die door ondernemers zijn verzonden. Veelvoorkomende fouten zijn:
- Er wordt een onjuiste betalingstermijn vermeld
- De incassokosten ontbreken of zijn onjuist berekend
- De WIK-brief is toegepast bij een B2B vordering
DOWNLOAD De officiële WIK-brief gratis
Als extra service biedt Flanderijn nu de officiële WIK- brief aan als onderdeel van ons gratis Pré-Incasso pakket.
U kunt het gratis Pré-incasso pakket gratis downloaden inclusief een concept WIK-brief, handige checklists en tips van onze incasso-experts.
Ons advies is om de WIK-brief per aangetekende post te versturen. Hoewel verzending per aangetekende post niet verplicht is, adviseren wij u dit toch te doen. Dit kan van belang zijn bij een eventuele gerechtelijke procedure.
Download gratis het Pré-Incasso pakket incl. WIK-brief
OOK INTERESSANT: Veelgestelde vragen over de WIK-brief
Wat is een WIK-brief?
Een Wik-brief is een wettelijk verplichte aanmaning die aan een consument moet worden gestuurd voordat incassokosten mogen worden berekend.
WANNEER IS EEN WIK-BRIEF VERPLICHT?
Een Wik-brief is verplicht wanneer u een incassoprocedure in rekening wilt brengen bij een consument nadat de betalingstermijn is verstreken.
IS EEN WIK-BRIEF VERPLICHT BIJ ZAKELIJKE KLANTEN?
Nee. De verplichting tot het versturen van een Wik-brief geldt alleen voor vorderingen op consumenten (B2C), niet voor zakelijke klanten (B2B).
WAT MOET ER IN EEN WIK-BRIEF STAAN?
In een Wik-brief moet onder meer het openstaande bedrag, een betalingstermijn van 14 dagen na ontvangst en het bedrag aan incassokosten bevatten? Flanderijn heeft een gratis checklist samengesteld waarmee u uw Wik-brief kunt controleren. De Wik-brief checklist is gratis te downloaden.
MAG EEN WIK-BRIEF PER EMAIL VERSTUURD WORDEN?
Ja, een Wik-brief mag per e-mail worden verstuurd, mits aannemelijk kan worden gemaakt dat de consument deze heeft ontvangen.
WAT ALS DE CONSUMENT DEELS BETAALT BINNEN DE WIK-TERMIJN?
Bij een deelbetaling moeten de incassokosten opnieuw worden berekend over het resterende factuurbedrag. De wettelijke incassokosten kunt u heel eenvoudig online berekenen op de website incassokostencalculator.nl