Een brief over een openstaande rekening, uitleg over een betalingsregeling of informatie over wat er gebeurt als iemand niet betaalt. Het zijn onderwerpen die ingewikkeld kunnen zijn. Juist daarom vindt Flanderijn het belangrijk om informatie helder en begrijpelijk uit te leggen.

Duidelijke communicatie helpt mensen om sneller te begrijpen waarom zij worden benaderd, wat er van hen wordt verwacht en welke mogelijkheden zij hebben. Voor opdrachtgevers betekent dit dat hun klanten op een zorgvuldige en toegankelijke manier worden benaderd.

Flanderijn besteedt daarom veel aandacht aan B1-taalgebruik. Maar wat betekent dat precies? En waarom is duidelijke taal zo belangrijk binnen het incassoproces? Sylvia, specialistisch adviseur bij Flanderijn, legt het uit.

Wat is B1-taalgebruik?

B1 is een taalniveau uit het Europees Referentiekader voor de Talen. B1-taal bestaat uit duidelijke en alledaagse woorden. De zinnen zijn overzichtelijk en de belangrijkste boodschap staat bovenaan.

Sylvia omschrijft B1-taal als verzorgde spreektaal: schrijven zoals u iets in een duidelijk gesprek zou uitleggen.

Dat betekent bijvoorbeeld dat Flanderijn:

 

  • Korte en duidelijke zinnen gebruikt;
  • Bekende woorden kiest;
  • Actief schrijft;
  • Alleen informatie geeft die nodig is;
  • Moeilijke begrippen uitlegt.

Het doel is dat de ontvanger snel begrijpt wat er staat en weet welke stap hij of zij kan zetten.

Toegankelijke communicatie helpt iedereen

B1-taalgebruik maakt informatie toegankelijk voor een brede groep mensen. Dat helpt niet alleen mensen die moeite hebben met lezen. Ook ervaren lezers begrijpen eenvoudige teksten sneller. Ongeveer 80 tot 90% van de Nederlandse bevolking kan een B1-tekst in één keer begrijpen.

Dat is belangrijk binnen een incassotraject. Voor iedereen moet direct duidelijk zijn waarom hij of zij een bericht ontvangt, welk bedrag openstaat, wanneer er actie nodig is en welke mogelijkheden er zijn als betalen niet lukt.

Onduidelijke of juridische taal kan juist voor extra onzekerheid zorgen. Zoals Sylvia zegt: “Iemand kan pas goed bepalen wat hij moet doen als duidelijk is wat er staat.”

Wanneer mensen beter begrijpen waarom zij worden benaderd en welke mogelijkheden zij hebben, kan dat onnodige vragen en misverstanden voorkomen. Het helpt bovendien om sneller het gesprek te voeren over een passende oplossing.

Moeilijke onderwerpen eenvoudig uitleggen

Flanderijn werkt regelmatig met juridische onderwerpen. Toch hoeft een uitleg niet juridisch of ingewikkeld te klinken.

Vaak kan een moeilijke boodschap met gewone woorden worden uitgelegd. Is een juridisch begrip toch nodig? Dan legt Flanderijn uit wat dat begrip in de praktijk betekent.

De belangrijkste vraag is: wat moet de ontvanger op dit moment weten of doen?

Daarom is ook de hoeveelheid informatie belangrijk. Meer informatie zorgt niet automatisch voor meer duidelijkheid. Overbodige uitleg kan juist afleiden van de kern van de boodschap.

Flanderijn controleert teksten daarom zorgvuldig. Daarbij wordt gekeken naar woordkeuze, zinslengte, structuur en moeilijke begrippen. Hulpmiddelen zoals Is het B1? ondersteunen daarbij. Medewerkers krijgen training in B1-taalgebruik, zowel voor geschreven communicatie als voor gesprekken aan de telefoon.

Duidelijke communicatie draagt bij aan een beter incassoproces

Toegankelijke communicatie is nooit helemaal af. Vragen en reacties van lezers laten zien waar een tekst nog duidelijker kan.

Daarom blijft Flanderijn teksten verbeteren. Kan een zin eenvoudiger? Ontbreekt er uitleg? Of staat er informatie die niet nodig is? Door daar steeds opnieuw naar te kijken, sluit de communicatie beter aan op de mensen voor wie deze bedoeld is.

Voor Flanderijn is duidelijke taal geen losse schrijfregel, maar onderdeel van een zorgvuldige manier van incasseren. Mensen moeten begrijpen waarom er contact met hen wordt opgenomen, wat er van hen wordt verwacht en welke oplossingen mogelijk zijn.

Dat helpt niet alleen de persoon met een openstaande betaling. Ook voor opdrachtgevers heeft dit waarde. Duidelijke communicatie ondersteunt een respectvolle klantbenadering, voorkomt onnodige onduidelijkheid en helpt om sneller tot een passende vervolgstap te komen.

Zo draagt begrijpelijke taal bij aan een incassoproces waarin resultaat en zorgvuldig klantcontact samenkomen.

Benieuwd hoe Flanderijn duidelijke communicatie combineert met een effectieve en zorgvuldige incassoaanpak? Neem contact met ons op. We denken graag met u mee.