Een minnelijke aanpak bij betalingsachterstanden
Meer dan een half miljoen Nederlanders hebben ernstige betalingsproblemen. Vaak gaat het hier om het niet (meer) kunnen betalen van de vaste lasten, zoals de huur. Voor woningcorporaties is dit een ontwikkeling die extra aandacht behoeft. Een huurachterstand loopt immers vaak snel op. Juist daarom is het zo belangrijk om al vroeg in actie te komen.
Achter huurachterstanden ligt een persoonlijke oorzaak ten grondslag. Bij iedere niet-betalende huurder dezelfde oplossing hanteren, blijkt vaak niet tot resultaat te leiden. In plaats daarvan is het belangrijk om op zoek te gaan naar een oplossing die past bij de financiële en persoonlijke situatie van de huurder. Zo voorkomt u als woningcorporatie dat de situatie uit de hand loopt en een huurder uiteindelijk op straat komt te staan. En dát noemen we een minnelijke oplossing. In plaats van dat u ernaar streeft om de achterstallige huur zo snel mogelijk alsnog te ontvangen, is uw doel om samen met de huurder een oplossing te zoeken. Het uitgangspunt? Verdere problemen voorkomen.
Voortraject en vroegsignalering
De kracht van een minnelijke aanpak zit hem in het verweven van deze visie en werkwijze in uw hele beleid. Dit begint al aan de voorkant met een intakegesprek, want een goede inventarisatie van mogelijke problemen van uw huurder is erg belangrijk. Wanneer nieuwe huurders bij u aankloppen, is het zaak om duidelijk te maken wat de gevolgen zijn als de huur te laat wordt betaald. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het taalniveau dat u hanteert in brieven. Ons advies is om altijd taalniveau B1 te gebruiken, zodat iedereen de brieven begrijpt.
Daarnaast is ook vroegsignalering belangrijk, oftewel het vroegtijdig in kaart brengen van huurachterstanden. Zo heeft u direct zo veel mogelijk context bij de hand als een huurachterstand ontstaat. Informatie als de burgerlijke staat, hoe lang iemand al huurt, zijn of haar persoonlijke situatie en het betaalverleden zijn hierin relevant. Hoe meer informatie u over iemand hebt, hoe beter u uw aanpak kunt afstemmen. En doordat u vanaf het begin een goede relatie met de huurder hebt, gaat u veel makkelijker met iemand in gesprek als er een huurachterstand ontstaat.
In onze campagne 'Tot hier. En nu verder' vertelt onze opdrachtgever deltaWonen over het vroegtijdig hulp bieden aan hun huurders door in een vroeg stadium achter de voordeur te komen. Dit is in lijn met de visie van Flanderijn die wij als incasso en gerechtsdeurwaarder uitdragen. Zo vertelt deltaWonen dat zij voor Flanderijn hebben gekozen omdat wij een incasso en gerechtsdeurwaarder zijn waar het maatschappelijk verantwoord incasseren voorop staat. "Huurders hebben behoefte aan iemand met een sociale blik. En juist dat is wat Flanderijn biedt", aldus deltaWonen. Lees het inspirerende verhaal van deltaWonen hier.
Debiteurenbeheer verweven in proces
Debiteurenbeheerders zijn de spin in het web in dit proces. Zij zijn immers degenen die een huurachterstand signaleren en als eerste in actie komen. Het is daarom ontzettend belangrijk om uw debiteurenbeheer zodanig in te richten, dat een minnelijke aanpak wordt ondersteund. Om een voorbeeld te geven: in plaats van dat u drie herinneringen stuurt als betaling van de huur uitblijft, neemt u na de eerste herinnering al direct contact op met de huurder. Daarnaast is het belangrijk om voldoende capaciteit vrij te maken voor vroegsignalering.
In sommige gevallen is het bijvoorbeeld passend om een huisbezoek te doen. En daarvoor heeft u natuurlijk tijd en professionals voor nodig. Er zijn ook tal van gespecialiseerde partijen bij wie u het debiteurenbeheer kunt uitbesteden. Zij passen hun werkwijze aan op uw visie. U kunt debiteurenbeheer structureel uitbesteden, maar het kan ook flexibel ingezet worden op moment dat er sprake is van piekbelasting. Zo beschikt u altijd over voldoende capaciteit voor uw debiteurenbeheer.
Tot een goede inrichting van het debiteurenbeheer behoort ook het vaststellen en monitoren van KPI’s. Deze stemt u af met zowel interne als externe stakeholders. Zo kunt u ontwikkelingen vroegtijdig volgen en bijsturen bij mogelijke afwijkingen. Bent u op zoek naar voorbeelden van KPI’s of wilt u tips hoe u goede afspraken maakt met partners? In ons whitepaper ‘Van huurachterstand naar duurzame betaaloplossing’ vindt u een aantal voorbeelden van KPI's en geven wij u een aantal tips op het gebied van debiteurenbeheer.
Benieuwd wat Flanderijn voor u kan betekenen of heeft u een specifieke vraag? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag.