SYMAGIC
Flanderijn is van oorsprong een incasso- en gerechtsdeurwaardersorganisatie en bestaat al sinds 1948. In de afgelopen jaren heeft Flanderijn zich ontwikkeld tot een full-service organisatie op het gebied van creditmanagement, betalingsbeheer en administratieve ondersteuning.
Innovatie is een belangrijk thema binnen Flanderijn. Enerzijds is blijvend innoveren noodzakelijk om onze dienstverlening nog verder te kunnen verbreden, maar anderzijds betekent innovatie ook ruimte voor creativiteit en inspirerende samenwerkingen met verschillende professionele partijen.
Vandaag stellen wij u graag voor aan Symagic, een Groningse softwareleverancier. Met meer dan 15 jaar ervaring in Workforce Management, combineren zij innovatieve techniek met een focus op mensen en medewerkers. Een leuke ontmoeting met Tjark, Sales Manager bij Symagic.
1. Zou jij jezelf en jouw organisatie willen voorstellen?
Ik heb een achtergrond in bedrijfskundige informatica en change management. En juist deze twee aspecten komen altijd samen bij het implementeren van software in organisaties. Je kunt immers hele mooie en goede software in huis halen die de bedrijfsprocessen ondersteunen, maar uiteindelijk zijn het toch de mensen die voor het succes zorgen!
Symagic, de organisatie waar ik al ruim 10 jaar voor werk, is softwareleverancier en ontwikkelt sinds 2000 de intelligente Social Workforce Management (WFM) software. Hiermee richten we ons op organisaties binnen verschillende sectoren zoals E-commerce, Retail, overheden en bijvoorbeeld de creditmanagement branche waar Flanderijn marktleider in is.
2. Waar zijn jullie trots op?
Wij zijn trots op de impact die wij iedere dag maken bij onze klanten. Dat doen wij op verschillende vlakken. Zo realiseren wij met onze software aantoonbaar verbeteringen op het gebied van productiviteit en kwaliteit. En ook met onze werkwijze, die onderscheidend is te noemen, maken we impact. Daarbij ligt de nadruk op het stukje Social. Geen enkele organisatie plant immers op dezelfde manier. Dat vraagt om een specifiek planproces. Onze Social Workforce Management software zorgt ervoor dat wij aansluiten bij de cultuur van elke organisatie. Zo kunnen we flexibel meebewegen met de ontwikkelingen van onze klanten. En juist deze werkwijze heeft een positieve impact op werkgeluk en daarmee de medewerkers- en klantentevredenheid.
Maar ook de hele fijne open bedrijfscultuur waarin wij transparant naar elkaar zijn spreekt mij heel erg aan. Dat Symagic een prettig bedrijf is om voor te werken zie je ook terug in het geringe personeelsverloop binnen de organisatie. Ook ik ben ondertussen al tien jaar in dienst bij Symagic. Dat zegt toch wel iets, aldus Tjark.
3. Welke plannen heeft Symagic voor de komende tijd?
Naast de basisprincipes dat software altijd veilig, snel en eenvoudig moet blijven werken, ligt bij Symagic voor de komende jaren de focus op een aantal zaken:
Het verder verbeteren van bijvoorbeeld het aantal orders of aanvragen in backoffice processen, calls of chats voor front office, en het aantal bezoeken in Retail. Momenteel voorspellen wij de aantallen met onze intelligente forecast module, waarin diverse statistische methodieken in verweven zitten. Hier realiseren wij hele goede resultaten mee. Ook verwachten wij met de inzet van AI technieken onze forecasting methodieken nog verder te kunnen verbeteren. Dat is mega leuk om te doen. Echt een proces van trial & error en doorgaan. Iets wat vanuit de Groningse roots in onze cultuur zit “Nait soezen, moar deurbroezen”, bij Symagic gaan wij door totdat de klus geklaard is.
Daarnaast zijn wij bezig met ontwikkeling van een sentimentmeter welke de betrokkenheid (engagement) van medewerkers periodiek kan meten. Immers, veranderingen en (proces)verbeteringen binnen organisaties volgen elkaar steeds sneller op. Daardoor kan het sentiment van medewerkers ook veranderen, wat ertoe kan leiden dat te laat wordt ingezien welke impact een verandering heeft.
Het medewerkers tevredenheidsonderzoek dat door veel organisaties jaarlijks wordt ingezet is nog steeds erg nuttig. Echter om het effect van veranderingen op korte termijn te kunnen meten is het minder geschikt. Met de Sentimentmeter van Symagic kan tijdig inzichtelijk worden gemaakt wat de impact is van veranderingen op de werksfeer, werkdruk en algehele tevredenheid van medewerkers. Zo kan vanuit de operatie eerder worden bijgestuurd op zowel persoonsniveau als ook procesniveau, zodat de gewenste resultaten worden gerealiseerd.
4. Hoe zijn jullie in contact gekomen met Flanderijn?
Flanderijn was op zoek naar een ervaren partner om het gebied van planning en operationele processen om verdere optimalisaties te kunnen realiseren. Meer specifiek ging het om;
• Voorspelbare en onverwachte werkzaamheden zo optimaal mogelijk plannen.
• Beter inzicht krijgen in de operationele processen dagelijkse werk.
Na selectie kwam de WFM software van Symagic als beste uit de bus en zijn wij het traject aangegaan met elkaar.
Benieuwd naar hoe wij dit hebben gedaan? Bekijk de klantcasus hier!
5. Flanderijn is trots op de samenwerking. Wat vinden jullie van de samenwerking?
De samenwerking met Flanderijn is niet alleen ontzettend leuk maar vooral heel erg leerzaam! Het is interessant om in de keuken van de grootste gerechtsdeurwaarder van ons land mee te mogen kijken. Het contact is goed en ik zie veel overeenkomsten tussen onze bedrijfsculturen.
Wij hebben regelmatig contact met verschillende collega’s waaronder Amanda, die binnen Flanderijn als Operational Excellence Consultant werkzaam is. Samen bespreken hoe wij kunnen blijven verbeteren op vlakken als mens, proces en software. Inzichten worden gedeeld met gedetailleerde rapportages/dashboards. Het is van belang om continue aansluiting te zoeken bij de wensen en ontwikkelingen binnen Flanderijn.
Een mooi voorbeeld is dat wij, naast het succes bij de backoffice, onlangs ook gestart zijn met het implementeren van de Symagic WFM software bij het Klant Contact Centrum van Flanderijn in Rotterdam. Onder andere de onderdelen forecasting, capaciteitsmanagement, automatisch roosteren en sociale features gaan ook daar vele voordelen opleveren.
6. Wat zijn jullie USP's?
Symagic is een echte ‘down to earth’ organisatie met een platte organisatiestructuur en korte communicatielijnen. Wij zien onze klanten niet als organisaties of een nummer, maar als een groep mensen waar wij mee samenwerken, een band mee opbouwen en elkaar uitdagen om continu te verbeteren. Dat geeft ons energie en de resultaten die wij samen boeken maken ons trots!
Wij geloven erin dat geen enkele organisatie op dezelfde manier zou moeten plannen. Iedere organisatie is uniek qua structuur, cultuur en mensen. En daar passen vaak een aantal specifieke planprocessen bij. Maar organisaties ontwikkelen zich continu, waardoor ook het planproces mee moet bewegen.
Onze standaard software is flexibel en sluit zich aan bij de veranderingen van de organisatie. Zo kan er volledig centraal gepland worden, semi-centraal plannen waarin medewerkers enkele vrijheden krijgen in het roosterproces, en volledig decentraal, oftewel zelfroosteren, waar medewerkers volledige regie hebben over hun persoonlijke rooster.
Traditionele WFM software blijft meestal steken op alleen productiviteit. Symagic gaat een aantal stappen verder door ook het sociale aspect mee te nemen. Zo kunnen wij ook sturen op kwaliteit, werkgeluk, en medewerker-en klanttevredenheid.
Een ander voordeel van Symagic is de compacte organisatie waardoor wij altijd snel kunnen schakelen. Wij werken lean & mean. Dat betekent duidelijke doelstellingen om zo efficiënt mogelijk te opereren. Hierdoor kunnen wij ons op onze core business richten en besteden wij randzaken uit. Zo hebben wij sprints van vier tot zes weken waarin wij een nieuwe software-versie opleveren. Zo kunnen wij snel inspelen op wensen/behoefte vanuit de markt. Dat zie je terug in de zogenoemde klantretentie. De meeste van onze klanten werken al meer dan tien jaar met onze software.
En Last but not least, klanten waarderen het enorm dat onze software laagdrempelig en eenvoudig te gebruiken is. Eén van onze ontwikkel pijlers is dan ook om complexiteit zo eenvoudig mogelijk te maken.
Flanderijn collega Amanda over de samenwerking met Symagic.
Flanderijn vond in Symagic de perfecte partner voor de Work Force Management behoeften. Met de tool die Symagic beschikbaar stelt konden wij aanpassingen implementeren om zo goed mogelijk aan te sluiten bij de werkzaamheden van Flanderijn. Symagic heeft zich bewezen als een proactieve en behulpzame partij. De samenwerking kenmerkt zich door de oplossingsgerichtheid en een altijd beschikbaar team van experts.
Meer weten over Symagic? Bekijk dan hun website hier!