Veelgestelde vragen

Met een WIK-brief (voorheen 14-dagenbrief) krijgt een consument bij een betalingsachterstand de gelegenheid om de vordering zonder extra kosten te voldoen. Hiervoor moet een aanmaning worden gestuurd waarin de consument 15 dagen de tijd krijgt om de vordering, zonder kosten, te betalen. Deze verplichting is voortgekomen uit de Wet Incassokosten (WIK). Wij bieden voorbeelden van de WIK-brief.

Volgens de wet dient u in uw brief aan te geven dat de vordering moet worden voldaan binnen 15 dagen nadat deze brief bij de schuldenaar is bezorgd. Geef daarom in uw brief het volgende aan: “Betaalt u het openstaande bedrag van € 1.000,00 binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd”. Wij bieden voorbeelden van de WIK-brief.

De termijn gaat pas lopen nadat de brief is bezorgd. De meeste brieven worden namelijk over het algemeen op de tweede dag na verzending bezorgd. Echter, een zondag, maandag of officiële feestdag tellen niet mee als tussenliggend of dag van bezorging.

Houd er voor de verschuldigdheid van de buitengerechtelijke kosten rekening mee dat de termijn dus niet 15 dagen meer is. Rekening houdend met de bezorgtermijn, zondagen, maandagen, officiële feestdagen en 15 dagen komt het voor dat u een termijn van 21 dagen moet aanhouden voordat de buitengerechtelijke kosten verschuldigd zijn. Wij bieden voorbeelden van de WIK-brief.

De hoogte van de buitengerechtelijke kosten verandert bij deelbetalingen. Dat betekent dat de buitengerechtelijke kosten moeten worden herberekend over het resterende openstaande saldo.

Ontvangt u dus na het versturen van de WIK-brief een betaling en is deze betaling binnen de termijn? Pas dan de hoogte van de buitengerechtelijke kosten aan. U berekent de buitengerechtelijke kosten in zo’n geval over het restant van de hoofdsom dat nog betaald moet worden. Maak gebruik van onze Incassokosten Calculator

Stuurt u zelf geen brief meer, maar geeft u het dossier uit handen aan Flanderijn? Geef dan de hoogte van de betaling en de datum van ontvangst aan ons door. Wij zullen de buitengerechtelijke kosten herberekenen.

De WIK-brief moet aan de dagvaarding worden gehecht.  Hiermee toont u aan dat u uw klant heeft gevraagd om de schuld te betalen.  Bewaar daarom altijd een kopie van de WIK-brief.

Neemt een klant van u contact op naar aanleiding van de WIK-brief, maak dan een duidelijke notitie. In zo’n geval heeft uw klant de brief dus ontvangen. Dit kan van belang zijn in een procedure.

Wij bieden voorbeelden van de WIK-brief. Ook kunt u de Handleiding buitengerechtelijke incassokosten downloaden, die u stap voor stap alle informatie biedt en voorbeelden van aanmaningen geeft.

Indien u btw kunt verrekenen, bijvoorbeeld omdat u een btw-plichtige ondernemer bent, dan wordt de btw over de incassokosten niet doorberekend aan uw klant. U kunt de btw tenslotte zelf verrekenen. Kunt u de btw niet zelf verrekenen, omdat u als privépersoon niet btw-plichtig bent, dan wordt de btw over de incassokosten doorberekend aan de schuldenaar. In dit geval mag u de incassokosten in de WIK-brief met 21% btw verhogen.

> Download een voorbeeld WIK-brief exclusief btw
> Download een voorbeeld WIK-brief inclusief btw
> Download Handleiding buitengerechtelijke incassokosten

Allereerst dient u uw klant in gebreke te stellen door een herinnering te sturen. Hiermee wijst u uw klant op zijn of haar betalingsverplichtingen die niet zijn nagekomen. Verder biedt u deze persoon de mogelijkheid om binnen een bepaalde termijn de betalingsverplichtingen na te komen. Gebruik onze voorbeeldbrief van een ingebrekestelling om uw klant aan te schrijven.

Dan wordt het tijd voor een volgende stap, namelijk de 14-dagenbrief. Dit wordt ook wel de WIK brief genoemd en is verplicht wanneer de vordering betrekking heeft op een consument. WIK staat voor Wet Incassokosten. Met deze brief stelt u uw klant nog éénmaal in de gelegenheid om de vordering te voldoen zonder bijkomende incassokosten. Gebruik onze voorbeelden van een WIK/14-dagenbrief.

Het is van belang dat deze 14-dagen brief voldoet aan de onderstaande vereisten:

  • Vermelding van een betalingstermijn van 14 dagen.
  • Vermelding van het exacte bedrag dat na het verstrijken van deze 14 dagen aan incassokosten in rekening wordt gebracht. 

Gebruik onze voorbeeldbrief om uw klant aan te schrijven. We bieden twee WIK/14-dagenbrieven aan: 

De minnelijke incassoprocedure is een traject waain wij uw klant schriftelijk, telefonisch en waar nodig met een persoonlijk bezoek benaderen. De vordering wordt verhoogd met buitengerechtelijke incassokosten. Deze kosten dekken de kosten die een ondernemer of incassobureau maakt om de schuld te innen. Doelstelling van minnelijke incasso is de betaling van uw vordering, of ineens, of via een betalingsregeling zonder onnodige kosten.

B2C
Dit hangt af van de openstaande rekening.  Voor consumenten rekenen we in de wet vastgestelde incassokosten. Incassokosten bestaan uit een percentage van de rekening. Hoe hoger de rekening, hoe lager het percentage. Bekijk staffel.

B2B
Voor zakelijke vorderingen gelden de afspraken zoals u die heeft vastgelegd in uw algemene voorwaarden. Heeft u geen specifieke afspraken gemaakt? Dan geldt de wettelijke regeling.

Bij volledige inning van uw factuur, de buitengerechtelijke kosten en eventuele overige proceskosten e.d. brengen wij aan u geen kosten in rekening. Er worden pas dossierkosten aan u doorberekend op het moment dat de vordering in de minnelijke fase niet kan worden geïncasseerd. Maar uiteraard doen wij er alles aan om de vordering zo snel mogelijk te innen, zodat er geen onnodige kosten worden gemaakt.

Uw vordering wordt in behandeling genomen op basis van onze algemene voorwaarden. Hierin wordt verwezen naar het Reglement Tarieven. In het Reglement tarieven vindt u een overzicht van de tarieven die door Flanderijn worden gehanteerd. Om het verloop van het dossier voor de opdrachtgever inzichtelijk te houden, wordt er onderscheid gemaakt tussen de verschillende trajecten van dienstverlening.

Lees meer over incassokosten.

Als uw klant nog steeds niet betaalt na de minnelijke incasso, kunnen wij in samenspraak met u een gerechtelijke incassoprocedure starten. De gerechtelijke fase begint met het opstellen en uitbrengen van een dagvaarding door de gerechtsdeurwaarder. In deze procedure verzoeken wij de rechter uw klant tot betaling van de vordering te veroordelen. Met de uitspraak kunnen wij betaling afdwingen, bijvoorbeeld door beslaglegging op het inkomen of andere vermogensbestanddelen.

De gerechtsdeurwaarder kan beslag leggen op een bankrekening, inkomen (salaris/uitkering), toeslag van de Belastingdienst, teruggave van de Belastingdienst, inboedel, auto, woning en onroerende zaken.  Verder kan een gerechtsdeurwaarder ook een woning/pand ontruimen en energie afsluiten.

Voor klanten van Flanderijn is er een klantenportaal beschikbaar waarop u kunt inloggen. U kunt uw vorderingen indienen en de status ervan bekijken via dit portaal.

  • Real time inzicht in het dossier
  • Overzicht van correspondentie met debiteur
  • U kunt ontvangsten melden

Neem contact op met uw accountmanager om de mogelijkheden te bespreken. Heeft u geen accountmanager? Bel dan met onze commerciële binnendienst op 088-209 2444 of stuur een e-mail naar sales@flanderijn.nl.

Zodra wij uw incasso-opdracht hebben ontvangen, controleert de commerciële binnendienst de gegevens die u via het formulier hebt ingevuld. Binnen één werkdag nemen wij contact met u op of we uw incasso-opdracht in behandeling kunnen nemen. Bij akkoord ontvangt u een bevestiging per e-mail en starten we direct met het incassotraject. Daarna krijgt u uw persoonlijke inloggegevens waarmee u het dossier real time kunt volgen. In dit inlogportaal kunt u verder het dossier inzien en kunt u betalingsmutaties doorgeven.

Met elf kantoren verspreid in Nederland en België is er altijd een kantoor bij u in de buurt. Flanderijn heeft een netwerk met zelfstandige kantoren, waarvan één in België. Momenteel hebben wij kantoren in: Amsterdam, Antwerpen, Apeldoorn, Appingedam, Bergen op Zoom, Den Haag, Heerenveen, Maastricht, Rotterdam, Tilburg en Venray.  Bekijk onze kantoren.

Ons callcenter is op werkdagen bereikbaar van 08:00 tot 20:00 uur zodat u of uw klant ook buiten kantoortijden contact met ons kan opnemen. Daarnaast doen wij ook aan terugbelverzoeken. Indien u of uw klant aangeeft teruggebeld te willen worden op een bepaalde dag en tijdstip, dan houden wij hier uiteraard rekening mee.

Flanderijn gebruikt als gerechtsdeurwaarderskantoor bij de uitvoering van haar opdrachten persoonsgegevens. Deze gegevens zijn – afhankelijk van de fase waarin de opdracht zich bevindt – geheel of gedeeltelijk afkomstig van u als opdrachtgever. 

Zodra u een incasso-opdracht aan ons overdraagt, zijn wij de verwerkings-verantwoordelijke. De gerechtsdeurwaarder voert zijn taken uit binnen een eigen verantwoordingskader op basis van de gerechtsdeurwaarderswet en diverse vigerende verordeningen . Dit verantwoordingskader is van toepassing ongeacht of de gerechtsdeurwaarder verwerkingen verricht die hem door wet zijn toegewezen (GDW art. 2) of vanuit nevenwerkzaamheden (GDW art. 20) zoals minnelijke incasso.

Dat u als opdrachtgever met ons een (gedetailleerd) behandeltraject overeenkomt doet hier niets aan af. Het is en blijft de gerechtsdeurwaarder die de wijze van verwerking van de gegevens bepaalt, aanvullende gegevens verzamelt en gegevens eventueel corrigeert. Het is zelfs de wettelijke plicht van de gerechtsdeurwaarder om onafhankelijk te zijn van instructie van derden, waaronder in het bijzonder de opdrachtgever.

Vanaf het moment dat Flanderijn de persoonsgegevens van een incasso-opdracht opneemt in haar dossierapplicatie dragen wij de verantwoordelijkheid voor de bescherming daarvoor. Wat betreft de juistheid van de gegevens is de verantwoordelijkheid beperkt tot de waarborg dat de gegevens in overeenstemming zijn met de gegevens zoals deze zijn aangeleverd door u als opdrachtgever.

Vanaf het moment dat we bezig zijn met het voorbereiden van een dagvaarding of betekening van een exploot, hebben we de bevoegdheid en ook de verplichting om de juistheid van persoonsgegevens te controleren tegen basisadministraties. We dragen vanaf dat moment zelf de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens.

Flanderijn heeft op haar website een privacyverklaring opgenomen. In het statement geven we informatie over onze verwerkingen, de gegevens die we verwerken, de grondslagen en de mogelijkheden voor het uitoefenen van de rechten van betrokkene.

Als uw klant vragen heeft over de verwerking van zijn persoonsgegevens in het incassotraject of over het uitoefenen van zijn rechten onder de AVG, kan hij zich rechtstreeks tot ons wenden.  Als uw klant van een aan ons uit handen gegeven incassodossier vragen of verzoeken bij u indient, verzoeken we u hem of haar naar ons als verwerkingsverantwoordelijke door te verwijzen.

Flanderijn houdt een register aan van datalekken met een impactanalyse. We hebben een beleid op de registratie van en het melden van datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en eventueel aan de betrokkene. Periodiek evalueren we de datalekken en nemen indien nodig aanvullende maatregelen.

Flanderijn heeft een intern privacybeleid. We trainen onze medewerkers op het omgaan met privacygevoelige gegevens.

De gerechtsdeurwaarder is in beginsel altijd verwerkingsverantwoordelijke. Er zijn situaties waarin we enkel als verwerker aan te merken zijn:

  • uitvoeren van ambtelijk toezicht bij vrijwillige openbare verkopingen van roerende lichamelijke zaken bij opbod, bij opbod en afslag, of bij afslag (GDW art 20 lid 1e); 
  • versturen van betalingsherinneringen (pre-incasso activiteiten) onder instructie van de opdrachtgever en op naam van de opdrachtgever; 
  • callcenter activiteiten op instructie van de opdrachtgever en uit naam van de opdrachtgever in een pre-incasso fase.
     

Als er sprake is van deze of andere uitzonderingssituaties stemt onze functionaris gegevensbescherming met u af wie de verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking is.

Waar er sprake is van onduidelijkheden of aanvullende vragen, verzoeken we u contact op te nemen met onze functionaris gegevensbescherming. De taak Functionaris Gegevensbescherming in de zin van de AVG is belegd bij het kwaliteitsteam, deze functie wordt binnen Flanderijn ingevuld door mevrouw J. Bronsvoort. 

Naam : J. Bronsvoort
Organisatie: Flanderijn
Adres : ’s-Gravendijkwal 134, 3015 CC Rotterdam
Telefoon: 088-2092905
E-mailadres : kwaliteitsteam@flanderijn.nl