5 succesfactoren voor een commercieel verantwoord betaalbeleid
Hoe komt het dat uw facturen niet (altijd) op tijd worden voldaan? In ons nieuwe blog leest wat u zelf kunt doen om dit te voorkomen.
Stel: uw accountmanager komt terug met een hele mooie opdracht van een nieuwe klant. Dat is ontzettend goed nieuws! Maar is de nieuwe klant ook gescreend? Zijn er afspraken gemaakt over de betalingstermijn? Zijn de algemene betalings- en leveringsvoorwaarden overlegd en akkoord bevonden? Aspecten die u liever niet vermengt met de commerciële kans, maar ze horen er nu eenmaal bij. Hoe ziet een klantgericht en commercieel debiteurenbeheer eruit?
- Vraag een kredietrapport op
Wat als deze nieuwe klant uit het niets een grote order bij u doet. Verdacht? Misschien, maar hoeft niet. Wel is het raadzaam om even een kredietrapport op te vragen om te kijken wat voor vlees u in de kuip hebt. Maak ook een opdrachtbevestiging en laat deze, in combinatie met uw algemene voorwaarden, voor akkoord ondertekenen door een tekenbevoegd persoon. Zijn er afwijkende afspraken gemaakt? Leg dit dan duidelijk vast, zodat er achteraf geen welles/nietes ontstaat.
- Factureer snel en duidelijk, geef korting bij betaling binnen 5 dagen
Wanneer de levering heeft plaatsgevonden, zorg er dan voor dat u kort (vijf dagen) na de leverantie de factuur maakt en verzendt. Heel belangrijk is dat de factuur foutloos en duidelijk is. Moet er een inkoopnummer of ordernummer worden vermeld, moet er een t.a.v. op, een postbus of bezoekadres? Voeg bij uw factuur een kopie van het getekende afleverbewijs. Allemaal factoren die een snelle afhandeling bij uw klant beïnvloeden. Neem telefonisch contact op om te horen of alles duidelijk en naar wens is. Komt er een klacht naar voren? Los deze dan zo snel mogelijk op. U kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om een “vroegbetalingskorting” aan te bieden, bijvoorbeeld 1% van de nota wanneer er binnen 5 dagen betaald wordt.
- Betaling blijft uit, wat nu?
Aan uw factuur kan het nu niet meer liggen maar waaraan wel? Gebleken is dat veel facturen te laat worden voldaan door financiële problemen. Liquiditeitsproblemen zijn een vaak voorkomende reden van trage betaling. Aan de voorkant kunt u dit (voor een deel) voorkomen door een kredietwaardigheidscheck uit te voeren. Gespecialiseerde bureaus leveren deze informatie waarmee u uw beslissing, om wel of niet in zee te gaan, voor een groot deel mee kunt onderbouwen. Ook via de Kamer van Koophandel kunt u waardevolle informatie krijgen. Wees alert bij nieuwe relaties en vraag bij twijfel om een gedeeltelijke betaling vooraf. Omdat betalingservaringen ontbreken bij nieuwe klanten is het zaak deze goed te volgen en zo nodig “op te voeden”.
- Neem contact op met de klant
Uiteraard geldt dit niet alleen bij nieuwe klanten, signaleer ook afwijkingen in het betaalgedrag bij uw bestaande klanten. Neem gerust contact op om hierover te praten met uw klant. Dit verhoogt de samenwerking en communicatie alleen maar. Als blijkt dat er sprake is van een tijdelijk financieel probleem, dan kun u uw klant tegemoet komen met een betalingsregeling of een iets opgerekte betalingstermijn. Leg dit ter voorkoming van misverstanden wel goed vast. Loopt een betalingstermijn bijna af? Dan kunt u gerust preventief een telefoontje plegen om dit aan te geven. Goed contact en een goede, duidelijke communicatie zijn essentieel.
- Wat als de betaling nog steeds uitblijft?
Als betaling dan toch uitblijft, is het zaak om een strikt en duidelijk debiteurenbeleid te hebben, waarin u, uiteraard rekening houdt met afwijkende afspraken. Stuur een duidelijke, commercieel vriendelijke herinnering waarin u vraagt om nakoming van de betalingsverplichtingen. Het is belangrijk dat uw klant weet waar hij aan toe is. Varieer uw teksten en vermijd vooral termen als ‘eerste of tweede herinnering’. Nog geen betaling? Geef duidelijk aan dat u teleurgesteld bent en geef een termijn aan waarbinnen het geld op uw rekening moet staan. Overweeg ook een leverantiestop, maar alleen na verzending van een ingebrekestelling, anders kunt u aansprakelijk gesteld worden voor gevolgschade. Voor de hardnekkige klanten die nog niet aan de betalingsverplichtingen hebben voldaan, stuurt u een ingebrekestelling. Noem een duidelijke termijn en geef de consequenties aan als niet aan de betalingsverplichting wordt voldaan. Wijs erop dat de incassokosten zullen worden meegevorderd als ook nu de betaling uitblijft.
Wat als niets heeft geholpen?
Ondanks al uw pogingen heeft u helaas niets ontvangen. Voeg dan de daad bij het woord en schakel Flanderijn in. Wees hierin heel stellig, immers gaat u zelf weer aan de slag met deze klant dan gaat het volledig ten koste van uw geloofwaardigheid. Zorg dat u een compleet dossier heeft en mogelijke disputen door u zijn opgelost. Onze specialisten ontzorgen u en gaan voor u aan het werk.
Een tevreden klant, is een tevreden klant als ook u dat bent!
Het duurzaam oplossen van betalingsachterstanden is een win-win situatie voor klanten en opdrachtgevers van Flanderijn. Want wat betekent het voor u als opdrachtgever (schuldeiser) als klanten niet meer terugkeren in betalingsachterstand? Wat bespaart u dat aan kosten in uw eigen debiteurenproces en wat levert u een verlaging van de DSO op? Wilt u weten hoe wij dit doen? Laat u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden. Flanderijn levert oplossingsgerichte en duurzame minnelijke- en gerechtelijke incassoprocessen.
Meer weten over onze incassoprocessen? Bekijk het hier.